Enkelt och begripligt på Kronofogden
Här berättar årets vinnare av Klarspråkskristallen om sitt arbete för ett begripligt språk. Att förstå målgruppernas behov är centralt.
Tina Engvall, Cecilia Hegethorn Mogensen och Anne Isberg från Kronofogden. Längst till höger prisutdelaren, statssekreterare Natasa Ristic Davidson. Foto: Isof
På Kronofogden har vi arbetat med klarspråk i mer än tio år. Vi fokuserar framför allt på att vara begripliga i mötet med människor som ska betala eller vill få betalt. På webbplatsen har vi till exempel utvecklat visualiseringar där vi kombinerar klarspråk med grafiska element. Visualiseringarna hjälper besökaren att förstå vad som kan hända hos Kronofogden.
På webbplatsen har vi en ordlista med våra termer på svenska och engelska. Den är till för besökaren men bidrar dessutom till att vi själva uttrycker oss enhetligt och begripligt. Hos oss ingår också klarspråk i introduktionen för nyanställda, och alla kan ta del av föreläsningar och skrivcoachning. Kronofogdens åtta principer om klarspråk, en skrivhandledning och mallar ger stöd i arbetet. Vi erbjuder även stöd med språkgranskning.
Genom att följa upp klarspråksarbetet kan vi visa på konkreta resultat i form av en högre kvalitet och effektivare verksamhet. En undersökning visade nyligen att mejlkonversationer i snitt blev 40 procent kortare och mer begripliga när vi använde mallar. Resultatet ledde till att mallar infördes brett i verksamheten.
I arbetet med klarspråk behöver vi förstå våra målgruppers behov. Användartester och djupintervjuer kan bidra till viktiga insikter. Så var fallet när vi utvecklade visualiseringarna. Genom att ta hjälp av personer med funktionsnedsättningar har vi dessutom förbättrat både språk, struktur och tillgänglighet på vår webbplats. Kronofogdens eget språkråd bidrar till att fånga upp behov.
Klarspråksarbete handlar i hög grad om att driva en förändring. Det är avgörande att myndighetens ledning och chefer stödjer arbetet genom att efterfråga och följa upp klarspråk. Chefer i vår kundservice tar till exempel stickprov av mejl och låter klarspråk ingå i medarbetarsamtal. Det är också viktigt att klarspråksarbetet svarar mot myndighetens strategiska mål.
På Kronofogden ligger ansvaret för att driva klarspråksarbetet på Kommunikationsavdelningen, och vi har en klarspråksanvarig kommunikatör. Vi lyfter också fram goda exempel på intranätet – för inspiration och lärande.
Sist men inte minst är samarbete avgörande. Vi är många som bidrar till att utveckla klarspråk på Kronofogden.
Anne Isberg
Kommunikatör med ansvar för klarspråk, Kronofogden